Obecní hřiště se zámkem na kód: případová studie

Provozovatel: obecní úřad
Zdroj: víceúčelové hřiště s elektronickým zámkem na kód
Změna: žádné karty ani klíče, kód do zámku se k rezervaci vygeneruje sám, přehled a vyúčtování přímo v systému

Jak to bylo dřív

Obec má víceúčelové hřiště, které si mohou občané i spolky pronajmout na hodinu či dvě. Hřiště je oplocené a zamčené, aby tam nikdo nechodil mimo domluvený čas a aby se dalo dohledat, kdo ho kdy používal. Zní to jednoduše, ale právě ten zámek byl roky největší starost.

Nejdřív obec zkusila bezkontaktní RFID karty. Každý zájemce dostal kartu, kterou přiložil ke čtečce u vstupu. Karty se ale ztrácely, zapomínaly doma, půjčovaly kamarádům a občas se už nevrátily. Obec vedla seznam, komu kterou kartu vydala, a stejně po čase nevěděla, kolik karet je vlastně v oběhu. Vyřadit ztracenou kartu znamenalo sehnat někoho, kdo umí se čtečkou pracovat.

Pak přišel klasický klíček u správce. Zájemce zavolal, domluvil termín a pro klíček si musel dojít. Správce nebyl vždy doma, pracoval, měl dovolenou. Po skončení hry bylo třeba klíček zase vrátit. Kdo hřiště využil, to si správce psal na papír, a jednou za čas to někdo na úřadě přepsal a spočítal, kolik si kdo má zaplatit.

Jak to bylo dřív: ztracené karty, klíček na háčku a papírový sešit se zápisy

Co provozovatele trápilo

Na úřadě nikdo neměl jistotu, kdo na hřišti v daný den skutečně byl. Seznam na papíře se plnil s odstupem a podle paměti. Když se něco poničilo, těžko se hledal viník. Vyúčtování na konci měsíce bylo dohadování nad sešitem. A správce trávil odpoledne tím, že předával a přebíral klíček.

Obec chtěla tři věci: aby se lidé mohli objednat sami bez telefonování, aby se nikdo nemusel starat o klíče a karty, a aby na úřadě viděli přehled využití, ze kterého rovnou udělají vyúčtování.

Jak to funguje dnes

Na hřiště obec namontovala elektronický zámek s klávesnicí, který přijímá časově omezené kódy. Rezervace běží přes obsadto.cz a rezervační formulář je vložený přímo na webu obce, takže občan nikam jinam nechodí.

Občan si vybere termín. Na webu obce otevře rezervační formulář, vidí volné hodiny a vybere, kdy chce hrát. Zadá e-mail a jméno. Systém ohlídá, že se dvě rezervace nepřekryjí.
Potvrdí rezervaci e-mailem. Přijde mu zpráva s odkazem, kterým rezervaci potvrdí. Žádné heslo, žádná registrace.
Dostane kód do zámku. K potvrzené rezervaci systém sám vytvoří kód pro zámek, který platí jen na rezervovanou dobu. Občan ho má v e-mailu spolu s časem a pravidly hřiště.
Přijde, zadá kód, hraje. Na klávesnici zámku zadá kód a branka se odemkne. Po skončení rezervace kód přestane platit. Nikdo nic nepředává ani nevrací.
Obec vidí přehled. Na úřadě se kdykoli podívají do rozhraní: kdo má rezervaci dnes, kdo hrál minulý týden, kolik hodin za měsíc. Každá rezervace má jméno, e-mail a čas.
Vyúčtování z přehledu. Na konci měsíce si úřad otevře přehled rezervací za období a má hotový podklad pro vyúčtování. Nic se nepřepisuje ze sešitu.

Správce hřiště už klíček nepředává. Když se chce podívat, kdo je na hřišti, otevře rozhraní v telefonu.

Jak je to dnes: zadání kódu na klávesnici zámku hřiště a přehled rezervací v tabletu

Co to přineslo

Konec karet a klíčů. Žádné ztracené karty, žádné cesty pro klíček, žádné vyřazování karet ze čtečky.
Kontrola nad využitím. Obec ví, kdo hřiště používal a kdy, a to hned, ne podle sešitu.
Vyúčtování bez přepisování. Přehled rezervací je rovnou podklad pro vyúčtování.
Méně práce pro správce i úřad. Občané se objednávají sami, i večer a o víkendu.

Chcete to samé pro své hřiště, kurt nebo halu?

Vyzkoušet zdarma

Rezervační systém pro sportoviště