Ukázkový scénář
Ukázkový scénář
U vleku visí papír se jmény instruktorů a telefonními čísly. Kdo chce lekci, obvolává jednoho po druhém, dokud někdo nemá čas. Takhle to fungovalo roky. Ukazujeme, jak by stejná lyžařská škola vypadala s rezervacemi, o které se nikdo z vedení klubu nemusí starat.
Lyžařskou školu nevede firma, ale klub. Instruktoři jsou členové, kteří učí ve volném čase – někdo může v sobotu dopoledne, někdo jen ve středu po práci, někdo na poslední chvíli napíše, že zítra nakonec přijede. Nikdo z nich nemá pravidelný týden a nikdo z vedení nechce sedět u tabulky a přepisovat, kdo kdy může.
Zájemce o lekci zatím najde u vleku seznam telefonních čísel. Volá prvnímu, ten nemá čas. Volá druhému, ten nebere, protože zrovna učí. Třetí by mohl, ale učí jen lyže a dítě chce na snowboard. Rodič stráví dvacet minut telefonováním, instruktoři zvedají telefon na svahu v rukavicích a vedení klubu se o polovině domluvených lekcí vůbec nedozví. Když se dva lidé domluví na stejný čas, zjistí se to až na místě.
Klub přitom nechce nic složitého. Chce, aby systém běžel sám: instruktor si řekne, kdy může, zájemce si vybere a vedení má přehled. Žádná recepce, žádný dispečer.
Vedení klubu založí jeden účet školy a v něm dvě služby: lekci lyžování a lekci snowboardingu, obě na hodinu za jednotnou cenu. Nastaví otevírací dobu podle provozu vleku – například denně od devíti do čtyř. Ta platí pro všechny: mimo ni si lekci nezadá instruktor ani neobjedná zájemce, protože vlek stejně nejede.
Pak vedení přidá instruktory. U každého zaškrtne, co učí – jeden jen lyže, druhý jen snowboard, třetí obojí – a přepne ho do režimu, kdy si termíny zadává sám. Instruktorovi přijde e-mailem pozvánka, nastaví si heslo a tím práce vedení končí.
Klub si ještě určí, jak daleko dopředu si instruktoři smějí termíny vypisovat. Dva týdny jsou rozumný kompromis: dál dopředu dobrovolník svůj čas stejně nezná a zájemci nerezervují lekce, které pak někdo bude rušit.
Instruktor otevře v mobilu stránku Moje dostupnost. Vidí nejbližších čtrnáct dní a u každého dne, kdy je otevřeno. Ťukne na sobotu, zadá devět až třináct, potvrdí. Když ví, že může celý víkend, zadá rozsah od soboty do neděle najednou. Víc toho není.
Jakmile si někdo lekci objedná, přijde instruktorovi e-mail se jménem, telefonem a časem. Den předem dostane připomínku. V panelu vidí jen své lekce – o tom, kdo učí vedle něj, vědět nepotřebuje. Se svou lekcí může udělat cokoli: potvrdit ji, přesunout po domluvě na jiný čas, nebo zrušit, když onemocní.
Jednu věc mu systém nedovolí: smazat čas, ve kterém už má objednanou lekci. Nejdřív musí lekci vyřešit – přesunout ji, nebo zrušit, a zájemce se to hned dozví. Nestane se tedy, že rodič s dítětem přijede k vleku a instruktor tam není, protože si „jen upravil rozvrh".
U vleku místo seznamu telefonů visí informační leták: kde se dají lekce objednat a kolik stojí. Lidé na letáku načtou QR kód, nebo si opíšou odkaz, a dostanou se na stránky klubu. Tam jsou ceny podrobně vysvětlené a hned pod nimi je rezervační formulář. Rodič zvolí, jestli chce lyže nebo snowboard. Podle toho se mu nabídnou jen instruktoři, kteří danou disciplínu učí, případně možnost „kterýkoli volný instruktor“, když je mu to jedno. V kalendáři svítí jen dny, kdy někdo opravdu může, a v nich jen volné hodiny. Vybere čas, zadá e-mail, potvrdí odkazem. Celé to trvá minutu a nikdo nikomu nevolá.
Před lekcí přijde připomínka. Když se plány změní, zájemce lekci zruší odkazem z e-mailu a termín se okamžitě uvolní pro někoho dalšího.
Vedení má jeden kalendář se všemi lekcemi všech instruktorů. Vidí, kdo kdy učí, kde jsou volná místa a kdy je o lekce největší zájem. Ve vyhodnocení si za libovolné období zobrazí souhrn po instruktorech – kolik lekcí a hodin kdo odučil – a může si ho vyexportovat. To je podklad pro rozdělení odměn i pro rozhodnutí, jestli na příští sezónu shánět další lidi na snowboard.
E-maily o každé jednotlivé lekci si vedení může vypnout. Instruktor je dostává tak jako tak a předseda klubu nepotřebuje čtyřicet zpráv za víkend. Pokud by se e-mail instruktorovi nepodařilo doručit, přijde vedení – o žádné lekci tedy nezůstane nikdo nevědět.
Lyžařská škola funguje pár měsíců v roce. Předplatné lze po sezóně nechat doběhnout: rezervační formulář se vypne, ale nastavení, instruktoři i historie lekcí zůstanou. Před další sezónou stačí předplatné znovu uhradit a pokračuje se tam, kde se skončilo.
Instruktorům konec telefonování na svahu. Zájemcům lekci domluvenou za minutu, i v deset večer. Vedení klubu přehled, který dnes nemá vůbec, a žádnou práci navíc – systém se plní sám tím, že si každý instruktor zadá svůj čas.
Toto je ukázkový scénář. Popisuje, jak by rezervace lekcí fungovaly v systému obsadto.cz, nejde o popis existujícího nasazení. Vychází z požadavků skutečného zájemce, jehož název neuvádíme.