Orlovna se dvěma sály: jak by fungovaly rezervace

Provozovatel: spolek nebo obec, správce orlovny
Zdroje: malý sál (pingpong, oslavy) a velká tělocvična (tenis, basketbal, volejbal)
Princip: každý sál je samostatný zdroj s vlastním kalendářem; v tělocvičně je jedno, co se hraje, vždy jde o jednu rezervaci celého sálu

Výchozí situace

Orlovna má dva sály. V malém se hraje stolní tenis a pořádají se rodinné oslavy. Velká tělocvična slouží na tenis, basketbal a volejbal. Každý sport vyžaduje jinou přípravu sálu, a proto se v jednu chvíli hraje vždy jen jeden. Z pohledu rezervace je tedy tělocvična jeden zdroj: kdo si ji zarezervuje, má ji celou, bez ohledu na to, co tam bude hrát.

Dnes takové domy obvykle spravuje správce s telefonem a kalendářem na stěně. Zájemce zavolá, správce zkontroluje, zda je sál volný, zapíše. Když správce nezvedá, zájemce čeká. Když si dva spolky domluví stejný sál na stejný čas přes dva různé lidi, zjistí se to až ve dveřích.

Jak by to bylo nastavené

Dva zdroje v jednom účtu. Malý sál a velká tělocvična jako dva samostatné kalendáře. Rezervace v jednom sále nijak neovlivní druhý, ale správce vidí oba vedle sebe.
Typy rezervací podle účelu. Malý sál: pingpong na 1 až 2 hodiny, oslava na celé odpoledne nebo večer. Tělocvična: sportovní blok na 1 až 3 hodiny, název sportu si zájemce vybere jen pro přehled správce, délku a cenu to nemění.
Pracovní doba a výjimky. Otevírací hodiny orlovny podle dne v týdnu, blokace na vlastní akce spolku nebo svátky.
Cena podle typu. Pingpong za symbolickou hodinovou sazbu, oslava za paušál, sportovní blok za hodinu. Cena se zobrazí před potvrzením.

Tablet se dvěma kalendáři vedle sebe na lavičce v tělocvičně, vedle něj volejbalový míč a pálka na stolní tenis

Jak by to vypadalo pro zájemce

Na webu orlovny otevře rezervační formulář a vybere sál a typ rezervace.
Kalendář nabídne jen volné časy pro daný sál a délku. Oslava, která zabere celý večer, se nenabídne na den, kde je v sále od šesti pingpong.
Zadá e-mail a jméno, potvrdí odkazem z e-mailu. Bez hesla a registrace.
Před termínem dostane připomínku. Když se akce zruší, zruší rezervaci odkazem a sál se uvolní.

Jak by to vypadalo pro správce

V rozhraní vidí oba sály na jeden pohled: kdo, kdy, co a na jak dlouho.
Pravidelné tréninky spolku (každé úterý volejbal) zapíše jednou jako opakovanou rezervaci do konce sezóny.
Když někdo zavolá nebo přijde osobně, zapíše ho do kalendáře během chvilky, i bez e-mailu.
Na konci měsíce má přehled rezervací za období jako podklad pro vyúčtování spolkům i jednotlivcům.

Co by to přineslo

Žádné dvojí rezervace. Systém nepřipustí dva zápisy do stejného sálu ve stejný čas.
Správce bez telefonu. Zájemci se objednají sami, správce jen sleduje přehled.
Oba sály v jednom kalendáři. Oslava v malém sále a volejbal ve velkém se navzájem nepletou.
Podklad k vyúčtování. Přehled využití podle sálu a období, bez sešitu.

Spravujete sokolovnu, orlovnu nebo kulturní dům?

Vyzkoušet zdarma

Rezervační systém pro tělocvičny